ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

 

ÇINARCIK BELEDİYE BAŞKANLIĞI
ARŞİV HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Madde 1- Amaç
Bu Yönetmeliğin amacı; kurumun arşiv hizmetlerinin düzenlenmesi, mevcut arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesi, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramaması, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve milli menfaatlere uygun olarak devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini ve saklanmasına lüzum kalmayan malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektir.

Madde 2- Kapsam
Bu Yönetmelik, Çınarcık Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerinin arşivleme ve imha işlemlerini kapsar.

Madde 3- Dayanak
Bu Yönetmelik, “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin değiştirilerek Kabulü Hakkındaki 3473 Sayılı Kanunun 6 ncı maddesine göre çıkarılan ve 16.05.1988 tarih, 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” esaslarına ve 22.02.2005 tarih, 25735 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik hükümlerine göre düzenlenmiştir.

Madde 4- Kavramlar Bu Yönetmelikte geçen;
a)Başkanlık: Çınarcık Belediye Başkanlığını,
b)Başkan: Çınarcık Belediye Başkanı’nı
c)Birimler: Çınarcık Belediye Başkanlığı Müdürlüklerini, ifade eder.

Madde 5-Görev, Yetki ve Sorumluluk
Çınarcık Belediye Başkanlığı’nın Kurum Arşivi hizmet ve faaliyetleri Yazı İşleri Müdürlüğünce yürütülür. Birim Arşivleri ise Başkanlığımızın ilgili birim müdürlüklerince yürütülür. Bu konuda Yetki ve Sorumluluk; Kurum Arşivinde Yazı İşleri Müdürlüğüne, Birim Arşivlerinde ise ilgili müdürlüklere aittir.

Madde 6-Arşiv Hizmetlerinde Görevlendirilecek Personel
Kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için arşiv konusunda eğitim görmüş Yöneticiler, Arşiv Uzmanı Teknisyenler ve Büro Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde ve birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır.

Madde 7-Tanımlar
a)Arşiv malzemesi
: Çınarcık Belediye Başkanlığı’nı ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş veya üzerinden 15  yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, Belediye Başkanlığı işlemleri sonucunda teşekkül eden ve muhafazası gereken, her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, anlaşmalar, Çınarcık Belediyesine ait sınır kağıtları ve benzeri belgeleri ve malzemelerdir.
b)Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, Çınarcık Belediye Başkanlığının gerçek ve tüzel kişilerle yaptığı anlaşmalar ile, Belediyemizin sınır haritaları, tapuları, belediyenin kurumda saklaması gereken her türlü defter ve belgeleri ifade eder.
c)Birim Arşivi: Çınarcık Belediye Başkanlığı ve bağlı birimlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve belediyemizin çeşitli birimlerinde aktüalitesini kaybetmiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerdir.
d)Kurum arşivi: Çınarcık Belediye Başkanlığının arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivine göre daha uzun süre saklandığı merkez arşivdir.
e)Mükellefler: Bu yönetmelik hükümlerine göre; görev verilen hizmet birimlerini ve o birimlerin sorumlu personelini ifade eder.
f) Ayıklama: Arşiv malzemesi ile, cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu hâlde, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birim ve kurum arşivinden belirlenerek, ve ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemeden ayrılması işlemini ifade eder.
g) İmha ve Yok Etme: Hizmet birimlerinde, arşivlik malzeme mahiyetinde olmadığı için birim arşivine intikal ettirilmesine gerek görülmeyen her türlü malzemenin yok edilmesi ile ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen veya arşivde saklanma süresi dolmuş olan evrak ve dosyalar ile arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş evrak ve malzemenin ayrıştırılarak Devlet Arşiv Hizmetleri hakkında yönetmelik hükümlerine göre imha ve yok etme işlemini ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Arşiv Malzemesi ile Arşivlik Malzemenin Korunması, Birimlerde ve Kurum Arşivinde Saklanması, Gizliliği ve Yararlanma
Madde 8- Koruma Yükümlülüğü

Mükellefler Çınarcık Belediye Başkanlığı ve Birim  arşivinde bulunan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut asli düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.

Bu doğrultuda Başkanlığımız ve Birimlerimiz arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;
a)
Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,
b)Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurulmasından,
c) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından,
d)Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden,
e) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, sorumludur.

Madde 9- Kurum ve Birim Arşivleri
Çınarcık Belediye Başkanlığı bünyesinde, uzun süre saklayacağı arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivi”, bağlı birimlerinde ise belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için “Birim Arşivi” kurulur.

Madde 10- Saklama Süresi
Mükellefler birimlerde, ellerinde bulunan arşivlik malzemeleri birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile, arşiv malzemelerinin ise kurum arşivinde 10-14 yıl süre ile saklanmasını sağlar. Süresiz saklanması gereken evrakları ise devamlı muhafaza ile yükümlüdür.

Madde 11-Arşiv Malzemesinin Gizliliği
Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Bu çeşit arşiv malzemesinin gizliliklerinin kaldırılması, ilgili birimin görüşü alındıktan sonra Belediye Başkanlığınca kararlaştırılır.

Madde 12- Arşivinden Yararlanma
Belediyenin arşiv malzemesinin hiçbir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerden dışarı verilmez. Ancak, devlete gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişler veya ilgili dairelerce görevlendirilecek müfettiş ve denetleyiciler ile diğer yetkililerce yerinde incelenebilir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kurum Arşivi İşlemleri Kurum Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması

 

Madde 13- Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayrımı ve Hazırlanması
Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayrıma tabi tutulur. Ayrım işlemlerini müteakip arşive devredilecek malzeme ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;

a)Birim,
b)İşlem yılı (malzemenin teşekkül ettiği yıl)
c)Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,
d)Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası, esas alınmak suretiyle hazırlanır. Ancak, istisnaî bir kaide olarak, personel sicil dosyaları, sicil numarası, emekli sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

Ayrıca, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde “alfabetik, nümerik, kronolojik, şematik, coğrafi vb.” hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır. İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.

Madde 14- Uygunluk Kontrolü
Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve kurum arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;
a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,
b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,
c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,
d) Klasörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,
f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,
g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,
h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,
ı) Sayfalarının ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile kurum arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.
 

Madde 15- Malzemenin Kurum Arşivine Devri
İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksiklikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip yılın ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Teslim işlemleri, kurum arşiv personeli tarafından yerine getirilir. Arşivlik malzeme kurum arşivine, uygunluk kontrolü yapılmış olan kayıt defteri veya föyleri ile devredilir. Resmi Gazete, kitap, broşür ve benzerleri ilgili birimlerinde muhafaza edilir.

Madde 16- Malzemenin Birimde Tasnifi ve Yerleştirilmesi
Arşiv ve arşivlik malzeme birimlerde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip Kurum Arşivine aynı düzende teslim edilir.

Madde 17- Malzemenin Birimde ve Kurum Arşivinde Saklama Kodları  
Çınarcık Belediye Başkanlığı arşivlik malzemenin birimlerdeki ve kurum arşivinde saklama kodunu ihtiva eden bir Dosya Saklama Planı hazırlanmıştır. Ek -1

Madde 18- Kurum Arşivine Devredilecek Malzemenin Ayrılması
Biriminde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, “Kurum Arşivine Devredilecek” olanlar şeklinde ayrılır.

Madde 19-Kurum Arşivine Devretme
Biriminde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.

Madde 20- Kurum Arşivi İşlemleri Uygunluk Kontrolü
Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Eksiklikleri varsa 13. maddede gösterilen biçimde tamamlanır.

Madde 21- Kurum Arşivinde Ayıklama ve İmha
Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri, bu yönetmeliğin dört ve beşinci kısmındaki hükümlere göre yapılır. 23. maddede açıklandığı üzere, kurum arşivinde yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivlerindeki muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tabi tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılır.

Madde 22- Damgalama
Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.

Madde 23- Malzemenin Kurum Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi Arşivlik malzeme (ve arşiv malzemesi), işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance Sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakmaktır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Tasnif işlemleri, şu sırayı takip eder,

a)Önce, her birim ve alt şubelere ait evraklar tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı işlem gördükleri tarihlerdeki teşekkül ve münasebet biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir. Ayırma işlemi kurumun genel idari yapı şeması tespit edildikten sonra yapılır. Kesin tasnif, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.
b)Teşkilat şemasına göre, kurum, birim ve alt şubelerin teşkilat kodlarının ayrı ayrı tespit edilmesi işlemine geçilir. Teşkilat kodlarının tespiti işlemi veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri ile koordineli olarak yapılır. (Ek-1 de Çınarcık Belediye Başkanlığı Müdürlükler ve Alt Birimleri Haberleşme(Yazışma) Kodları verilmiştir.)
c) Ayrımı yapılan evrak ve vesaikten, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar, ekleriyle birlikte bir araya getirilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikten ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır. Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olan evrakın, dağılmasına mani olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaştırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar 1'den başlamak üzere sıra numarası alır. Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.
d) Daha sonra birimleri tespit edilmiş olan evrak ve vesaik, kendi içerisinde “gün, ay ve yıl” sırasına göre kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır: (1) Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. (2) Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada, evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. (3) Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. (4) Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da, ait oldukları yılın, ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.
e) Ayırma neticesinde, evrak ve vesaikin ait olduğu birime kadar daha önceden belirlenmiş kodlarını ihtiva eden, lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası”, (EK-2) evrakın ön yüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv yer damgasında “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası”, “Dosya Numarası” ve “Evrak Sıra Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur. “Kutu Numarası” bölümünde evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır. “Dosya Numarası” bölümüne bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır. “ Evrak Sıra Numarası” bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara verilecek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar 1’den başlamak üzere sıra numarası alır. “Arşiv Yer Damgası”, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.
f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü verecek, bir “Dosya Muhteviyatı Döküm Formu” (Ek: 3) konacaktır.
g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için, belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin), sırtlarında bulunan etiketler üzerine yukarıda belirtilen kodlamanın, “Evrak Sıra Numarası” hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek:4), “Dosya Numarası” hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaraları ile,ayrıca “İşlem Yılı” yazılır. Aynı şekilde, dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın “Dosya Sıra Numarası” dahil, “İşlem yılı” kaydedilir. Ayrıca, hizmetlerin hususiyeti ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, “İşlem Yılı” hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, “İşlem Yılı” hanesinin altında bu numaraların yer alacağı bir boş kısım bırakılır.
h) Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece müteselsil olarak devam ettirilir.
ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri hazırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün, mahiyeti hakkında özeti çıkarılıp fişlenir.
i) Bütün bu işlemler, daha sonra bilgisayarlara geçirilir. Bilgisayara kaydedilen bilgiler daha sonra çıktı alınarak kataloglanır.
j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek:5) (veya klâsörlere) konmuş olarak, gerekli şartları haiz arşiv depolarında ve madenî raflarda, tasnif plânına uygun olarak, bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı ranzalar da dahil soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru teselsül eden bir sıra dahilinde hareket edilir. Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır. Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır Bu tasnif sistemi, yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plâk, ses ve görüntü bandı, vb.) tasnifi, değişik sistem ve işlemlere göre yapılır.

Madde 24- Malzemenin Envanterlerinin Çıkarılması, Kataloglarının Hazırlanması
Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemenin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmek için envanterleri çıkarılır, katalogları hazırlanır.

Madde 25- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecek Malzemenin Ayrılması ve Teslimi
Kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan arşiv malzemesi "Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne Devredilecekler" şeklinde ayrılarak, hazırlanacak "Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formu" (Ek:6) varsa kayıt defterleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilir.
Elektronik ortamlarda kayıtlı arşiv malzemesinin devir işlemlerinde, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenecek formatlara uyulacaktır.

Madde 26- Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi
Aynı tür arşiv malzemesi, aynı form'a kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması hâlinde, her biri için ayrı form düzenlenir. Form üzerindeki, teslim edilen arşiv malzemesinin üzerinde;
a) “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,
b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,
c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin teşekkül ettiği yıl,
d) “Teşkilât kodu” bölümüne, her dik dörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları yanındaki “kutu” ve “dosya” bölümüne de, kutu ve dosya numarası,
e) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,
f) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün/ay/yıl olarak aldığı tarih,
g) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı,
h) “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir.),
ı) “Konusu” bölümüne, o evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,
i) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,
j) “Açıklama” bölümüne, yıpranma, eksiklik ve benzeri gibi, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,
k) “Evrak sıra numarası bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası, yazılır.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Muhafazasına Lüzum Kalmayan ve İmha Edilecek Malzeme, Ayıklama ve İmha Komisyonları
 

Madde 27- İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme
Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar (özel mevzuat hükümlerine göre lüzumlu görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, bu Yönetmeliğin 27.  maddesinde sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

Madde 28- İmha Edilecek Malzeme
İmha edilecek malzeme aşağıda gösterilmiştir:
a) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,
b) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,
c) Resmi veya özel her çeşit zarflar (Tarihi değeri olanlar hariç),
d) Adli ve idari yargı organları ile Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü ve diğer resmi kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, Posta İşletmeleri Genel Müdürlüğü’ne zimmet karşılığında verilen evrakın kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,
e) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kağıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),
f) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,
g) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,
h) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,
ı) Birim, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan; ilgili birim, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,
i) Bir birim, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer birim, daire, kurum, ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, asıl ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalaaların, diğer birim ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,
j) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,
k) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,
l) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,
m) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,
n) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,
o) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,
ö) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikayetler,
p) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meyanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,
r) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,
s) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kağıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,
ş) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış başvurular ve yazılar,
t) Birimler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,
u) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,
ü) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,
v) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,
y) Her türlü cari işlemlerde güncelliğini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler,
z) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin imhasına kurum bünyesinde kurulacak "Ayıklama ve İmha Komisyonları"nca karar verilir.

Madde 29- Kurum Arşivinde Yapılacak Ayıklama ve İmha
Birimlerde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, Kurum Arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken, eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Kurum Arşivi ayıklama ve imha komisyonları; çeşitli sebeplerle zamanında Kurum Arşivine intikal ettirilmemiş olup muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup, arşivlik malzemeyi Kurum arşivine intikal ettirirler.

Madde 30- Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Teşkili
Kurum arşivinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet  ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında; Kurum Arşivinden görevlendirilecek iki memur ile malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birimin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden oluşacak 5 (beş) kişilik "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu" Belediye Başkanı onayı ile kurulur. Kurum bünyesinde, kütüphane ve dökümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da bu komisyona tabii üye olarak katılırlar. Yeterli personelin olmaması halinde bu komisyon en az üç kişiden teşkil olunur. 

Madde 31- Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Yetki ve Sorumlulukları
Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası, ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönergenin 35. maddesi hükümleri saklıdır.

Madde 32- Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
Ayıklama ve imha komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar. Komisyonlar kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen malzemelerle, ayıklanması o yıla devredilmiş malzemeleri ayıklamaya tabi tutarlar. Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Oyların eşit çıkması halinde, söz konusu malzemenin muhafazasına karar verilmiş sayılır. İmhası reddedilen malzeme, sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden gözden geçirilebilir.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM
Madde 33 - İmha İşlemleri Ayıklama ve Tasnif
Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre; birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası imha edileceği yıl, dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.

Madde 34 - İmha Listelerinin Düzenlenmesi
İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre; teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere iki nüsha olarak imha listesi hazırlanır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonunun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Madde 35- İmha Listelerinin Kesinlik Kazanması
Kurum arşivinde hazırlanan imha listeleri, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün uygun görüşü alındıktan sonra, Belediye Başkanlık makamının onayı ile kesinlik kazanır.

Madde 36- İmha Şekilleri
İmha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Bunun için kurum arşivleri emrine teknik teçhizat sağlanır yada 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu hükümlerine göre, kıyılmak suretiyle sorumluluk ihaleyi yapan birime ait olmak üzere özel şahıslara ihale edilebilir.  

Madde 37- İmha Edilecek Malzemenin Ayıklanması
İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlarından ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

Madde 38- İmha Tutanağı
İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

Madde 39- İmha Listeleri ve Tutanakların Saklanması ve Denetleme
İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar, aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler, denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle saklanır.

Madde 40- Elektronik Ortamlarda Kaydedilen Arşiv Malzemesi
Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyası CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilir. Bu tür malzemelerin muhafaza, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tür malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

Madde 41- Faaliyet Raporu
Kurumun, yıl içindeki arşiv faaliyetleri varsa; arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri ”Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” (Ek-7) hazırlayarak müteakip yılın Ocak ayı sonuna kadar Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne gönderir.

Madde 42- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile İşbirliği
Ayıklama ve imha işlemlerinde terddüt edilen konularda, Devlet Arşivleri Müdürlüğü’nün görüşü talep edilir.

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler

Madde 39- Yönergede Hüküm Bulunmayan Haller
Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” gereğince işlem yapılır.

Madde 40- Mükellef ve Yetkililerin Sorumlulukları
Bu yönetmelik gereğince oluşturulacak kurum ve birim arşivleri için yetkililer gerekli malzeme ve personel temini ile arşivin muhafazası için her türlü tedbirleri alırlar.

Madde 41- Yürürlük
Bu Yönetmelik Çınarcık Belediyesi Meclisinin onayını müteakip, Mülki İdare Amirine gönderildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Bu yönerge, Belediyemiz İlan Tahtasında asılıp ve Çınarcık Belediyesi web sitesinde yayınlanır.

Madde 41 - Yürütme Bu Yönetmelik hükümlerini, Çınarcık Belediye Başkanı yürütür.

Etkinlik Takvimi

İLETİŞİM BİLGİLERİ

Adres   : Harmanlar Mh. Belediye Sk. Çınarcık / YALOVA
Telefon : 0.090 226 245 10 04
Faks     : 0.090 226 245 95 07